0 etapa – poskytnutie vstupnej informácie na dopyt
Certifikačný orgán pre ECM Žilinská univerzita v Žiline má zriadenú webovú stránku http://ecm.uniza.sk k základným informáciám certifikačného konania ECM a dielní pre poskytovanie údržby nákladných vozňov v súlade s Nariadením EU 445/2011. V nasledujúcom období prvého polroku 2018 bude v súlade s týmto Nariadením vykonávať recertifikačné audity. Vstupné informácie je možné získať aj u zodpovedného pracovníka v Sekcii certifikácie ECM Žilinskej univerzity.

1.etapa – prihlasovacia
Žiadatelia o certifikáciu ECM a poskytovania údržby sa prihlasujú certifikačnému orgánu Žilinská univerzita v Žiline stanovenou prihláškou v súlade s prílohou IV. Nariadenia EU 445/2011, pričom v žiadosti uvedú požiadavku o obnovené osvedčenie. Certifikačný orgán posúdi úplnosť žiadosti a zaeviduje ju v tzv. evidenčnej knihe.
Cenová ponuka – pripraví ju Certifikačný orgán na základe posúdenia rozsahu žiadosti a zašle ju spolu so oznámením o prijatí žiadosti o certifikáciu.

2. etapa – predcertifikačná
Certifikačný orgán potvrdí prijatie žiadosti o certifikáciu príslušnému subjektu, oznámi mu termín konania recertifikačného auditu a vzájomne si ho dohodnú. Certifikovaný subjekt v stanovenej dobe dodá certifikačnému orgánu všetky relevantné dokumenty, podklady a príslušné prílohy v súlade s obsahom Prílohy III. Nariadenia EU 445/2011. To znamená predloží k audítorskému posúdeniu aktuálne platnú príručku ECM, údržbárske dielne aktuálnu smernicu k výkonu údržby v súlade s požiadavkami Prílohy III. časť IV. –  Požiadavky a kritériá posudzovania týkajúce sa funkcie poskytovania údržby. Plnenie požiadaviek Nariadenia EU 445/2011 bude v rámci audítorského konania posudzovať certifikačný orgán za celé obdobie platnosti pôvodného udeleného certifikátu a tiež v zohľadnení hodnotení tzv.  dozorných auditov v danom subjekte. Výstupom tejto etapy je poskytnutie  informácií k objektívnemu posudzovaniu príslušných požiadaviek Nariadenia EU 445/2011.

3. etapa - certifikačná
Vykonanie audítorského konania v certifikovanom subjekte, ktorého poslaním je objektívne posúdiť systém monitorovania a merania výkonnosti, obsah príslušných dokumentov v orientácii na zámery spoločnosti a ciele kľúčových činností v súlade s Nariadením EU 445/2011, posúdenie zhody zavedených a realizovaných relevantných systémov, prevádzkového riadenia  procesov, výkon interných auditov a tiež posúdenie zodpovednosti manažmentu subjektu.
Audítorský tím posúdi úplnosť záznamov preukazujúcich spôsob uplatnenia certifikačného postupu a určí výsledky hodnotenia na základe ktorých pripraví pre certifikačný výbor rozhodnutie o pridelení certifikátu zhody a spracuje záverečný protokol. Na základe týchto skutočností vykoná certifikačný orgán vystavenie certifikátu – príslušné osvedčenie ECM alebo funkcií poskytovania údržby. K tomuto je vykonaná v certifikačnom orgáne  príslušná archivácia zabezpečená voči tretej osobe. Certifikáty sú odovzdávané príslušnému subjektu  po uhradení faktúry.